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5 Profi-Tipps für Ihren Innovationsworkshop

Herzlich will­kommen.

Wir berichten heute aus Ratlingen, einer soeben ausge­dachten Stadt zwischen Stuttgart und Heil­bronn. Die inno­va­tivsten Köpfe der Firma TüTo GmbH, von der Bran­chen­ex­perten behaupten, dass es sie nicht gibt, sind heute zum vierten Mal einer Einladung zum jähr­lichen, zwei­tä­gigen Inno­va­ti­ons­workshop gefolgt. 

Ziel des Work­shops ist, Ideen für verbes­serte und neue Produkte entwi­ckeln. Das Thema wird für die TüTo leider immer drän­gender. Denn ein asia­ti­scher Konkurrent vermarktet seit einem Jahr Produkte, die den eigenen sehr ähnlich sind, aller­dings um dreißig Prozent billiger. Und das spricht sich schon bei den Kunden herum.

Die Ideen­work­shops der vorhe­rigen drei Jahre haben leider nur magere Ergeb­nisse geliefert. Die gefun­denen Ideen der drei Veran­stal­tungen genügten gerade einmal für insgesamt vier Inno­va­ti­ons­pro­jekte. Die verliefen nach ein paar Monaten im Sande, weil Management und Projekt­teams sich nicht so richtig für sie begeistern konnten.

Dieses Mal wollen Entwick­lungs­lei­terin und Geschäfts­führer es gemeinsam besser machen. Die zwei Monate vor dem Workshop haben sie dafür gut genutzt. Sie haben Geschäfts­partner der Firma und Kontakte in sozialen Netz­werken ange­sprochen, um bessere Methoden und „Best Prac­tices“ zu finden.

Aus ihren mehr als 20 Konver­sa­tionen haben sie fünf Regeln und Tipps destil­liert, die sie in diesem Jahr umsetzen werden.

1. Inno­va­ti­ons­work­shops brauchen Leit­planken. Und zwar in Form klarer Herausforderungen.

Bislang lautete das Motto ihrer Inno­va­ti­ons­work­shops etwa so: 

„Wir suchen nach Ideen für neue, bessere Produkte.“

Damit waren sie den gängigen Krea­ti­vitäts- und Brain­stor­ming­regeln gefolgt:

  • Keine Einschrän­kungen setzen.
  • Wild und out-of-the-box denken.
  • Alles geht, es gibt keine schlechten Ideen.

Bei ihrer Recherche wurde ihnen klar, dass erfolg­reiche Ideen­findung mentale Leit­planken braucht; wie eine Workshop-„Challenge” aussehen muss, damit origi­nelle, inno­vative Ideen entstehen. Das betrifft auch und vor allem Ideen für disruptive Innovationen.

Für diesen Workshop haben sie deshalb drei Chal­lenges formuliert:

  • Welches inno­vative Design und welche neuen Funk­tionen hat die nächte Gene­ration unseres paten­tierten Kleiderbügels?
  • Wie redu­zieren wir die Herstell­kosten unserer Garde­ro­ben­ständer um mindestens 40%?
  • Wie verzehn­fachen wir – mit geringem Aufwand – unsere Marken­be­kanntheit bei gewerb­lichen Nutzern?
Tipp 1: Formuliere klare, begrenzte Challenges als Leitplanken für den Innovationsworkshop.

2. Smarte Diver­sität bei den Teilnehmer/​innen

Bisher wurden zu den Work­shops etwa 20 Teil­nehmer aus Produkt­ent­wicklung, Produkt­ma­nagement und Marketing rekru­tiert. In der mittel­stän­di­schen TüTo sind das Menschen, die mindestens wöchentlich mitein­ander reden und sich teils schon seit Jahr­zehnten kennen.

Im Verlauf ihrer Recherche wurde Entwick­lungs­lei­terin und Geschäfts­führer klar, dass Ideen-Work­shops von einer gemischten Teil­neh­mer­schaft profi­tieren. Sie haben sich deshalb auf die folgende Regel geeinigt:

  • 12 Teilnehmer/​innen kommen aus den üblichen Abteilungen.
  • 4 Teilnehmer/​innen kommen aus anderen Abtei­lungen. Es werden solche mit unge­wöhn­lichen Hobbies oder einem unge­wöhn­lichen Lebenslauf ausgewählt.
  • 4 Teilnehmer/​innen sind Entwickler aus Unter­nehmen in derselben Stadt – aber aus anderen Branchen.

Die Unter­nehmen der vier Externen haben der Entsendung schnell zuge­stimmt. Sie erhoffen sich Anre­gungen für das eigene Inno­va­ti­ons­ma­nagement. Natürlich wurden mit den vier Leuten Geheim­hal­tungs­ver­ein­ba­rungen über die Inhalte und Ergeb­nisse des Work­shops unter­zeichnet. Und sie erhielten vorweg einen Design-Garde­ro­ben­ständer aus der eigenen Kollektion als Dankeschön.

Tipp 2: Mische die Teilnehmer/innen aus Experten und Outsidern mit verschiedenen Perspektiven auf das Thema.

3. Mode­ration und die besten Methoden für erfolg­reiche Ideenfindung

Die drei vorhe­rigen Work­shops wurden durch eine Bera­terin gestaltet und mode­riert, die von der TüTo häufig und für unter­schied­liche Zwecke einge­setzt wird. So für das gele­gent­liche Führungs­kräfte-Coaching, für Vertriebs­schu­lungen oder um beim Projekt­ma­nagement zu unter­stützen, eine Gene­ra­listin eben.

Für die Ideen­findung setzte sie abwech­selnd auf die tradi­tio­nellen Krea­ti­vi­täts­tech­niken Brain­writing und die 6–3‑5-Methode. Wie schon erwähnt, war die Ideen-Ernte in diesen Veran­stal­tungen ziemlich mager. Deshalb waren Mode­ration und Methoden ein Thema, auf dass die beiden Verant­wort­lichen ein beson­deres Auge hatten.

Sie fanden heraus, dass erfolg­reiche Inno-Work­shops entweder

  • auf einen spezia­li­sierten Mode­rator (Ideen­findung und kreative Problem­lösung) setzten oder
  • ganz ohne externe Mode­ration auskamen.

Im zweiten Fall entwi­ckelten kleine, sich selbst orga­ni­sie­rende Teams ihre Lösungen in einem Ideen- und Inno­va­ti­ons­workshop mit der ASIT-Methode.

Mit einem begrenzten Budget und großem Erfolgs­druck entschieden sich Entwick­lungs­lei­terin und Geschäfts­führer für eine hybride Lösung. Sie ließen sich von einer spezia­li­sierten ASIT-Beratung bei der Gestaltung und Vorbe­reitung des Inno­va­ti­ons­work­shops unterstützen. 

Im dies­jäh­rigen Workshop können so drei selbst­or­ga­ni­sierte Klein­gruppen jeweils eine der erwähnten Chal­lenges sehr effektiv bear­beiten; ohne dass sie durch einen Mode­rator moti­viert oder geführt werden müssen.

Tipp 3: Nutze für Workshop-Gestaltung und Moderation der Ideenfindung Spezialisten und/oder strukturierte Innovationsmethoden wie ASIT.

4. Das Umfeld für einen Innovationsworkshop

In der Frage nach der besten Location, dem besten Umfeld für einen Inno­va­ti­ons­workshop hatten die Orga­ni­sa­toren schon einiges versucht. Sie waren dabei einigen Inno­va­ti­ons­mythen nach Dr. Google gefolgt. 

Zum Beispiel behaupten „Krea­ti­vi­täts­experten”, dass sich Krea­ti­vität in den eigenen Bespre­chungs­räumen schlecht entfalten kann. Dass es wichtig ist, für Ideen­work­shops und kreative Arbeit in ein Hotel oder Tagungs­zentrum zu gehen; am besten gleich in einer anderen Region, um Abstand zu bekommen. Andere meinen, dass man besondere Settings benötigt: bunte Möbel, Sofas, Kisten mit bunten Spiel­steinen und Knete. Am besten noch einen Tisch­kicker zur Entspannung für zwischen­durch. So wie Google es auch macht.

Die Recherche zeigt ein anderes Bild. Erfolg­reiche Inno­va­ti­ons­work­shops finden unter ganz unter­schied­lichen Bedin­gungen statt. Darunter sehr häufig in normalen Konfe­renz­räumen im eigenen Gebäude. Ihre Feld­re­cherche ergab, dass drei Umfeld­fak­toren viel wich­tiger sind als bunt und weit weg. Nicht nur für Inno­va­ti­ons­work­shops, sondern allgemein für die mentale Leistungsfähigkeit. 

Die drei Faktoren sind …

  • Tempe­ratur: Die Raum­tem­pe­ratur soll nicht zu hoch sein.
  • Akustik: Der Raum soll möglichst nicht hallig sein. Vorhänge, Teppiche oder Pols­ter­möbel machen einen großen Unterschied.
  • Visuelle Trigger: Poster oder Gegen­stände, die wir mit Fort­schritt und Krea­ti­vität verbinden steigern dieselbe.

Der TüTo GmbH kam der Zufall zu Hilfe. Unter den wegen der externen Teil­neh­me­rinnen ange­spro­chenen Unter­nehmen war ein Spezialist für Raum­akustik. Diese Firma hatte ihren Konfe­renzraum natürlich mit den neuesten Akustik-Modulen ausge­stattet, dazu in modernen Farben und mit modernen Materialien.

Die Inha­berin des Unter­nehmens hatte sich selbst als Teil­neh­merin für den Workshop ange­boten. Und ihren TüTo-Kontakten ange­boten, den Workshop in ihrem Konfe­renzraum durch­zu­führen. Was wieder zeigt, dass Kontakte und Gespräche immer wieder neue Chancen eröffnen.

Tipp 4: Führe den Workshop, soweit möglich, bei leicht kühler Temperatur, in modernen und wenig schall-reflektierenden Räumen durch.

5. Ideen zum Projekt­vor­schlag weiterentwickeln

Was ist eigentlich das Ziel von einem erfolg­reichen Inno­va­ti­ons­workshop. Wie viele Orga­ni­sa­tionen haben auch die Verant­wort­lichen der TüTo sich als Ziel gesteckt, möglichst viele inno­vative Ideen zu finden. Das Ergebnis wäre also eine Liste mit Ideen.

Die zwei Haupt­per­sonen unserer Geschichte erkannten in ihren Gesprächen, dass erfolg­reiche Inno­va­ti­ons­work­shops einen Schritt weiter gehen. Sie haben das erklärte Ziel, eine fest­ge­legte Anzahl an Projekt­vor­schlägen zu liefern. Vorschläge für Entwick­lungs- und Inno­va­ti­ons­pro­jekte, die eine vorbe­reitete Liste von Fragen beant­worten. Das sind Fragen wie:

  • Wie beschreiben wir die Idee, hinrei­chend voll­ständig und anschaulich?
  • Welche Vorteile hat das Unter­nehmen durch die Innovation?
  • Welche Nutzer oder Kunden werden besonders von ihr profitieren?
  • Unter welchen Umständen? Im Vergleich zu welchen Alternativen?
  • Was könnte dem Projekt und dem Markt­erfolg im Wege stehen?
  • Wie können wir wichtige Inter­es­sen­gruppen für die Idee begeistern?
  • Was sind die nächsten Schritte, die schon in den folgenden Tagen gegangen werden sollten?

Damit hätten wir auch unseren fünften Tipp für erfolg­reiche Innovationsworkshops:

Tipp 5: Schließe den Innovationsworkshop ab mit der Bewertung und Priorisierung der gefundenen Ideen und der Entwicklung der Top-Ideen zu strukturierten Vorschlägen für Innovationsprojekte.