BLOG - BEITRAG

Einen Problem­lö­sungs­workshop durchführen.

Einführung

Work­shops unter­scheiden sich von Bespre­chungen durch die Zusam­men­arbeit, den struk­tu­rierten Ablauf und die profes­sio­nelle Moderation.

Ein Problem ist defi­niert, als Zustand, der von einem gewünschten Soll-Zustand abweicht. Wobei es nicht trivial ist, den Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu überführen.

Dementspre­chend suchen Orga­ni­sa­toren und Teil­nehmer in einem Problem­lösungs­workshop kreative Wege, die Hürden auf dem Weg zum Ziel, dem Soll­zu­stand, zu überwinden.

Der zentrale Teil eines krea­tiven Problem­lösungs­workshops ist die Ideen- oder Lösungs­suche. Tradi­tionell wurden hier die klas­si­schen Krea­ti­vi­täts­tech­niken, wie Brain­storming oder die 6–3‑5-Methode, genutzt. Heute setzen profes­sio­nelle Teams dazu eher auf die Prin­zipien des erfin­de­ri­schen Denkens (wie TRIZ oder die ASIT-Methode) – auch in Kombi­nation mit Prozessen wie Design Thinking.

Anlässe und Gründe

  • Ein „Problem drängt sich auf”, mitunter wieder­kehrend. Zum Beispiel stört es die Abläufe in der Orga­ni­sation – oder die Akzeptanz ihrer Produkte und Leistungen.
  • Die Suche nach den Ursachen des Problems (Root-Cause-Analyse) führt nicht zu klaren Ergeb­nissen – und schon gar nicht zu umsetz­baren Lösungen.
  • Gefundene Lösungen sind zu aufwändig, zu teuer oder haben uner­wünschte Nebenwirkungen.
  • Anlässe können auch proaktiv sein. Zum Beispiel möchte die Orga­ni­sation ein drän­gendes Problem ihrer Kunden inno­vativ lösen. Die Lösung kann zu einem inno­va­tiven Produkt oder einer inno­va­tiven Leistung führen, mit Wett­be­werbs­vor­teilen und Ertragschancen.

Der Problem­lö­sungs­prozess

Meist steht der Problem­lö­sungs­workshop nicht auf eigenen Beinen – sondern ist Teil eines Prozesses, einer Abfolge von Schritten, die zur Lösung eines Problems führen soll.

Beispiels­weise gliedert der englische Professor Tony Proctor den Prozess der krea­tiven Problem­lösung in 6 Schritte:

  1. Ziel­findung – defi­niere das Problemfeld
  2. Fakten finden – sammle Infor­ma­tionen über das Problem
  3. Probleme finden – defi­niere das Problem sinnvoll
  4. Ideen finden – erzeuge mögliche Lösungen für das Problem
  5. Lösungs­findung – prüfe Lösungen und wähle aus
  6. Akzep­tanz­findung – imple­men­tiere ausge­wählte Ideen

In Zeiten von Agile, Scrum & Co. bevor­zugen wir einen mehr adap­tiven und „iterativ-inkre­men­tellen” Prozess. Das bedeutet einer­seits: welche der Schritte im Einzelfall abge­ar­beitet werden, hängt von Situation und Aufgabe ab (adaptiv). Und das wir nicht linear vorgehen, in Schritten, von denen einer abge­schlossen sein muss, bevor der nächste Beginnt. Sondern dass wir versuchen, möglichst schnell test- oder verwertbare Ergeb­nisse zu erzeugen, die dann in Feedback-Schleifen verworfen oder weiter entwi­ckelt werden (iterativ-inkre­mentell).

Falls Sie mit Design Thinking (DT) vertraut sind, fallen Ihnen die Ähnlich­keiten zu Proctors Prozess auf. Beim Design Thinking heißen die Etappen: Emphasize, Define, Ideate, Prototype, Test, Implement. Sie werden als geschlos­sener Kreis darge­stellt, als Zyklus des Machens, Lernens und Verbesserns.

Problem­lö­sungs­pro­zesse wie der von Proctor oder das Design Thinking können nützlich sein. Sie wollen aller­dings flexibel genutzt werden. Entscheiden Sie selbst, in welcher Etappe Sie einsteigen und mit welcher Etappe Sie den Prozess beenden und etwas anderes machen. Selbst Denken schlägt blindes Befolgen des Prozesses.

Themen­bei­spiele

Kreative Lösungen für tech­nische Probleme

  • Ausschuss in einem Ferti­gungs­prozess verringern 
  • Anla­gen­still­stände durch tech­nische Störungen redu­zieren und verkürzen
  • Rekla­ma­tionen aufgrund tech­ni­scher Mängel eines Produkts beseitigen
  • Den hohen Ener­gie­ver­brauch eines chemi­schen Prozesses verringern

Lösungs­findung für orga­ni­sa­to­rische Probleme

  • Warte­zeiten für Besucher einer Behörde reduzieren
  • Hohe Fehler­quote bei der Erfassung und Bear­beitung von Kunden­ver­trägen beseitigen
  • Effi­zienz im tech­ni­schen Aussen- und Kunden­dienst steigern

Kreative Problem­lö­sungen für soziale oder poli­tische Probleme

  • Anteil an Schul­ab­brüchen reduzieren 
  • Bekanntheit einer Kandi­datin im Wahl­bezirk steigern
  • Radi­ka­li­sierung von Jugend­lichen in einem Stadtteil verhindern

Rollen und Aufgaben

Für den Erfolg der Veran­staltung spielen die Orga­ni­sa­to­rinnen die wich­tigste Rolle. Sie sorgen dafür, dass 

  • Thema und Ziele klar sind, 
  • die rich­tigen Teil­nehmer ausge­wählt, infor­miert und einge­laden sind, 
  • ein kompe­tenter Mode­rator gebucht ist – und dass
  • Räum­lich­keiten, Verpflegung und Veranstaltungs­technik für den Workshop-Tag reser­viert und vorbe­reitet sind.

Mit Beginn der Workshop­vor­bereitung sind Auftrag­geber und andere Inter­es­senten ins Boot zu holen. Dabei achten Orga­ni­sa­toren und Mode­rator darauf, dass die Ziele quali­tativ und quan­ti­tativ möglichst klar beschrieben werden. 

Mitunter ist ein eigener Workshop mit den Stake­holdern sinnvoll. Darin werden sie über Ziele und Inhalte des Problem­lösungs­workshops infor­miert. Dann werden ihre erfragt und diskutiert.

Reden wir über die Teilnehmer/​innen. Eine Frage ist, wie viele Personen am Innovations­workshop teil­nehmen sollen. Beim häufigsten Format, der Kleingruppen­arbeit mit einem Mode­rator, lautet die Daumenregel:

Gear­beitet wird in kleinen Gruppen von 3 bis 6 Teil­nehmern. Ein Mode­rator eine Mode­ra­torin kann 2 bis 3 Klein­gruppen parallel betreuen.

Alle Teil­nehmer müssen das Thema (zum Beispiel die bestehende Lösung und ihre Anwendung) verstehen, aus Experten- oder Anwen­der­per­spektive. Sie müssen mitreden können.

Und noch eine weitere:

Je prak­ti­scher, lebens­näher das Thema ist, umso höher soll der Anteil an Nicht-Experten sein.

Gerade tech­nische Orga­ni­sa­tionen bleiben bei der Lösungs­ent­wicklung gerne unter sich. Als Mode­ra­toren schauen wir zu, dass unter den Teilnehmer/​innen auch einige „Exoten” und „diverse” Personen sind.

Bleibt der Mode­rator oder die Mode­ra­torin. In größeren Orga­ni­sa­tionen stehen oft interne, geschulte Mode­ra­toren zur Verfügung, mittlere und kleinere sind für eine profes­sio­nelle Mode­ration auf externe angewiesen.

Die Orga­ni­sa­tionen mit eigenen Mode­ra­toren fragen sich gele­gentlich, ob für einen Workshop nicht doch eine externe Mode­ra­torin gebucht werden sollte. Das empfiehlt sich besonders, wenn breite Erfahrung größere Vorteile hat als das tiefere Fach­wissen interner Moderatorinnen.

Manche Mode­ra­toren behaupten, dass es nicht nötig sei, das Workshop­thema zu verstehen. Das ist Unsinn. Um einen Problemlösungs­workshop effektiv zu mode­rieren, benötigt der Mode­rator wenigstens ein Verständnis der Themen auf Wiki­pedia-/Youtube-Niveau.

Dauer und Umfang

Neunzig Prozent unserer Veran­stal­tungen dauern zwischen einem halben und zwei Tagen, der größte Teil einen Tag.

Bei Online-Work­shops teilen wir die Gesamtzeit gerne in 2‑Stunden-Blöcke und mehrere Tage auf. Ein produk­tiver Online-Proble­m­­lö­sungs­­­workshop ist harte geistige Arbeit, die länger als zwei Stunden kaum durch­zu­halten ist.

Verschiedene Faktoren beein­flussen den Zeitbedarf:

  • Die Such-Stra­tegie: Suchen wir nach der opti­malen Lösung für das Problem (Maxi­mizing-Stra­tegie) – oder stoppen wir, wenn wir eine Lösung haben, die vorher defi­nierte Anfor­de­rungen erfüllt (Satis­ficing-Stra­tegie).
  • Wie komplex ist das Thema? Wie komplex die Situation, in der die Lösung funk­tio­nieren soll?
  • Wie hoch ist das Zeit­budget? Wieviel Zeit und Ressourcen will der Veran­stalter in das Thema inves­tieren? Hier ein Tip: Sie werden oft nach einem halben oder ganzen Tag erst einschätzen können, ob es notwendig und sinnvoll ist, mehr Zeit zu inves­tieren. Verein­baren Sie mit dem Mode­rator eine flexible Lösung dazu.

Werk­zeuge und Methoden

Für die kreative Lösung eines komplexen Problems brauchen die Teil­neh­me­rinnen vorab ein gutes Verständnis von Problem und Situation. Ist das nicht vorhanden, sollten vor dem Problem­lösungs­workshop die ersten Schritte des „Creative Problem Solving Processes” nach Procter oder des Design Thinking durch­laufen werden. Am besten nicht stur und linear sondern nach agilen Prinzipien.

Im eigent­lichen Workshop, der Lösungs­suche und ‑bewertung, stellt sich die Frage nach den rich­tigen Methoden zur Ideenfindung.

Noch immer setzen Orga­ni­sa­tionen und Mode­ra­to­rinnen auf tradi­tio­nelle, schwach struk­tu­rierte Kreativitäts­methoden. Obwohl bekannt ist, dass diese teils schlechtere Ergeb­nisse liefern als ganz triviale Abfragen.

Wenn die Ideen­findung mit klas­si­schen Kreativitäts­techniken doch manchmal funk­tio­niert hat das zwei Gründe:

  • Eine Gruppe von Menschen, die sich einen halben oder ganzen Tag mit einem Problem befasst, wird immer einige Lösungen finden. Selbst ganz ohne Methode und ohne Moderator/​in.
  • Ein Mode­rator, der Menschen in eine positive Stimmung versetzen und auf ein Thema konzen­trieren kann, wird über den ersten Punkt hinaus einen Mehrwert bringen; im Sinne von mehr und besseren Ideen.

Die Methode des erfin­de­ri­schen Denkens, die ASIT-Methode hat gegenüber den alten Methoden wesent­liche Vorteile. Der wichtigste:

Diverse Unter­su­chungen zeigen, dass Anwender – bei gleichem Aufwand – mit der ASIT-Methode viermal soviele hoch­wertige Lösungen finden als mit Brain­storming oder anderen tradi­tio­nellen Kreativitätsmethoden.

Fast ebenso wichtig ist:

Die inter­es­santen Lösungen, die im ASIT-Problem­lö­sungs­workshop schon sehr früh entstehen, erzeugen bei den Teilnehmer/​innen eine positive Stimmung, Neugierde und Forscher­drang. Was wiederum weitere kreative Ideen und Lösungen nach sich zieht.

Der Erfolg der Problem­lösung mit ASIT hängt nicht von unter­halt­samen Profi-Mode­ra­toren ab. ASIT-trai­nierte Teams erreichen ihn eigen­ständig und eigenmotiviert.