Einen Problemlösungsworkshop durchführen.

Das Leben besteht daraus Probleme zu lösen. Solche, die sich aufdrän­gen – und solche, die man sich aussucht. Profis lösen beson­ders wich­tige Probleme in spezi­el­len Work­shops – den Problem­lö­sungs­work­shops. Am besten funk­tio­niert das mit der ASIT-Methode, dem syste­ma­tisch-erfin­de­ri­schen Denken.

Einführung

Work­shops unter­schei­den sich von Bespre­chun­gen durch die Zusam­men­ar­beit, den struk­tu­rier­ten Ablauf und die profes­sio­nelle Moderation.

Ein Problem ist defi­niert, als Zustand, der von einem gewünsch­ten Soll-Zustand abweicht. Wobei es nicht trivial ist, den Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu überführen.

Dementspre­chend suchen Orga­ni­sa­to­ren und Teil­neh­mer in einem Problem­lösungs­workshop krea­tive Wege, die Hürden auf dem Weg zum Ziel, dem Soll­zu­stand, zu überwinden.

Der zentrale Teil eines krea­ti­ven Problem­lösungs­workshops ist die Ideen- oder Lösungs­su­che. Tradi­tio­nell wurden hier die klas­si­schen Krea­ti­vi­täts­tech­ni­ken, wie Brain­stor­ming oder die 6 – 3‑5-Methode, genutzt. Heute setzen profes­sio­nelle Teams dazu eher auf die Prin­zi­pien des erfin­de­ri­schen Denkens (wie TRIZ oder die ASIT-Methode) – auch in Kombi­na­tion mit Prozes­sen wie Design Thinking.

Anlässe und Gründe

  • Ein „Problem drängt sich auf”, mitun­ter wieder­keh­rend. Zum Beispiel stört es die Abläufe in der Orga­ni­sa­tion – oder die Akzep­tanz ihrer Produkte und Leistungen.
  • Die Suche nach den Ursa­chen des Problems (Root-Cause-Analyse) führt nicht zu klaren Ergeb­nis­sen – und schon gar nicht zu umsetz­ba­ren Lösungen.
  • Gefun­dene Lösun­gen sind zu aufwän­dig, zu teuer oder haben uner­wünschte Nebenwirkungen.
  • Anlässe können auch proak­tiv sein. Zum Beispiel möchte die Orga­ni­sa­tion ein drän­gen­des Problem ihrer Kunden inno­va­tiv lösen. Die Lösung kann zu einem inno­va­ti­ven Produkt oder einer inno­va­ti­ven Leis­tung führen, mit Wett­be­werbs­vor­tei­len und Ertragschancen.

Der Problemlösungsprozess

Meist steht der Problem­lö­sungs­work­shop nicht auf eigenen Beinen – sondern ist Teil eines Prozes­ses, einer Abfolge von Schrit­ten, die zur Lösung eines Problems führen soll.

Beispiels­weise glie­dert der engli­sche Profes­sor Tony Proctor den Prozess der krea­ti­ven Problem­lö­sung in 6 Schritte:

  1. Ziel­fin­dung – defi­niere das Problemfeld
  2. Fakten finden – sammle Infor­ma­tio­nen über das Problem
  3. Probleme finden – defi­niere das Problem sinnvoll
  4. Ideen finden – erzeuge mögli­che Lösun­gen für das Problem
  5. Lösungs­fin­dung – prüfe Lösun­gen und wähle aus
  6. Akzep­t­anz­fin­dung – imple­men­tiere ausge­wählte Ideen

In Zeiten von Agile, Scrum & Co. bevor­zu­gen wir einen mehr adap­ti­ven und „itera­tiv-inkre­men­tel­len” Prozess. Das bedeu­tet einer­seits: welche der Schritte im Einzel­fall abge­ar­bei­tet werden, hängt von Situa­tion und Aufgabe ab (adaptiv). Und das wir nicht linear vorge­hen, in Schrit­ten, von denen einer abge­schlos­sen sein muss, bevor der nächste Beginnt. Sondern dass wir versu­chen, möglichst schnell test- oder verwert­bare Ergeb­nisse zu erzeu­gen, die dann in Feed­back-Schlei­fen verwor­fen oder weiter entwi­ckelt werden (itera­tiv-inkre­men­tell).

Falls Sie mit Design Thin­king (DT) vertraut sind, fallen Ihnen die Ähnlich­kei­ten zu Proc­tors Prozess auf. Beim Design Thin­king heißen die Etappen: Empha­size, Define, Ideate, Proto­type, Test, Imple­ment. Sie werden als geschlos­se­ner Kreis darge­stellt, als Zyklus des Machens, Lernens und Verbesserns.

Problem­lö­sungs­pro­zesse wie der von Proctor oder das Design Thin­king können nütz­lich sein. Sie wollen aller­dings flexi­bel genutzt werden. Entschei­den Sie selbst, in welcher Etappe Sie einstei­gen und mit welcher Etappe Sie den Prozess beenden und etwas anderes machen. Selbst Denken schlägt blindes Befol­gen des Prozesses.

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Themenbeispiele

Kreative Lösungen für technische Probleme

  • Ausschuss in einem Ferti­gungs­pro­zess verringern 
  • Anla­gen­still­stände durch tech­ni­sche Störun­gen redu­zie­ren und verkürzen
  • Rekla­ma­tio­nen aufgrund tech­ni­scher Mängel eines Produkts beseitigen
  • Den hohen Ener­gie­ver­brauch eines chemi­schen Prozes­ses verringern

Lösungs­fin­dung für orga­ni­sa­to­ri­sche Probleme

  • Warte­zei­ten für Besu­cher einer Behörde reduzieren
  • Hohe Fehler­quote bei der Erfas­sung und Bear­bei­tung von Kunden­ver­trä­gen beseitigen
  • Effi­zi­enz im tech­ni­schen Aussen- und Kunden­dienst steigern

Krea­tive Problem­lö­sun­gen für soziale oder poli­ti­sche Probleme

  • Anteil an Schul­ab­brü­chen reduzieren 
  • Bekannt­heit einer Kandi­da­tin im Wahl­be­zirk steigern
  • Radi­ka­li­sie­rung von Jugend­li­chen in einem Stadt­teil verhindern

Rollen und Aufgaben

Für den Erfolg der Veran­stal­tung spielen die Orga­ni­sa­to­rin­nen die wich­tigste Rolle. Sie sorgen dafür, dass 

  • Thema und Ziele klar sind, 
  • die rich­ti­gen Teil­neh­mer ausge­wählt, infor­miert und einge­la­den sind, 
  • ein kompe­ten­ter Mode­ra­tor gebucht ist – und dass
  • Räum­lich­kei­ten, Verpfle­gung und Veranstaltungs­technik für den Work­shop-Tag reser­viert und vorbe­rei­tet sind.

Mit Beginn der Workshop­vor­bereitung sind Auftrag­geber und andere Inter­es­sen­ten ins Boot zu holen. Dabei achten Orga­ni­sa­to­ren und Mode­ra­tor darauf, dass die Ziele quali­ta­tiv und quan­ti­ta­tiv möglichst klar beschrie­ben werden. 

Mitun­ter ist ein eigener Work­shop mit den Stake­hol­dern sinn­voll. Darin werden sie über Ziele und Inhalte des Problem­lösungs­workshops infor­miert. Dann werden ihre erfragt und diskutiert.

Reden wir über die Teilnehmer/​innen. Eine Frage ist, wie viele Perso­nen am Innovations­workshop teil­neh­men sollen. Beim häufigs­ten Format, der Kleingruppen­arbeit mit einem Mode­ra­tor, lautet die Daumenregel:

Gear­bei­tet wird in kleinen Gruppen von 3 bis 6 Teil­neh­mern. Ein Mode­ra­tor eine Mode­ra­to­rin kann 2 bis 3 Klein­grup­pen paral­lel betreuen.

Alle Teil­neh­mer müssen das Thema (zum Beispiel die bestehende Lösung und ihre Anwen­dung) verste­hen, aus Exper­ten- oder Anwen­der­per­spek­tive. Sie müssen mitre­den können.

Und noch eine weitere:

Je prak­ti­scher, lebens­nä­her das Thema ist, umso höher soll der Anteil an Nicht-Exper­ten sein.

Gerade tech­ni­sche Orga­ni­sa­tio­nen bleiben bei der Lösungs­ent­wick­lung gerne unter sich. Als Mode­ra­to­ren schauen wir zu, dass unter den Teilnehmer/​innen auch einige „Exoten” und „diverse” Perso­nen sind.

Bleibt der Mode­ra­tor oder die Mode­ra­to­rin. In größe­ren Orga­ni­sa­tio­nen stehen oft interne, geschulte Mode­ra­to­ren zur Verfü­gung, mitt­lere und klei­nere sind für eine profes­sio­nelle Mode­ra­tion auf externe angewiesen.

Die Orga­ni­sa­tio­nen mit eigenen Mode­ra­to­ren fragen sich gele­gent­lich, ob für einen Work­shop nicht doch eine externe Mode­ra­to­rin gebucht werden sollte. Das empfiehlt sich beson­ders, wenn breite Erfah­rung größere Vorteile hat als das tiefere Fach­wis­sen inter­ner Moderatorinnen.

Manche Mode­ra­to­ren behaup­ten, dass es nicht nötig sei, das Workshop­thema zu verste­hen. Das ist Unsinn. Um einen Problemlösungs­workshop effek­tiv zu mode­rie­ren, benö­tigt der Mode­ra­tor wenigs­tens ein Verständ­nis der Themen auf Wiki­pe­dia-/You­tube-Niveau.

Dauer und Umfang

Neunzig Prozent unserer Veran­stal­tun­gen dauern zwischen einem halben und zwei Tagen, der größte Teil einen Tag.

Bei Online-Work­shops teilen wir die Gesamt­zeit gerne in 2‑Stun­den-Blöcke und mehrere Tage auf. Ein produk­ti­ver Online-Proble­m­­lö­sungs­­­work­shop ist harte geis­tige Arbeit, die länger als zwei Stunden kaum durch­zu­hal­ten ist.

Verschie­dene Fakto­ren beein­flus­sen den Zeitbedarf:

  • Die Such-Stra­te­gie: Suchen wir nach der opti­ma­len Lösung für das Problem (Maxi­mi­zing-Stra­te­gie) – oder stoppen wir, wenn wir eine Lösung haben, die vorher defi­nierte Anfor­de­run­gen erfüllt (Satis­fi­cing-Stra­te­gie).
  • Wie komplex ist das Thema? Wie komplex die Situa­tion, in der die Lösung funk­tio­nie­ren soll?
  • Wie hoch ist das Zeit­bud­get? Wieviel Zeit und Ressour­cen will der Veran­stal­ter in das Thema inves­tie­ren? Hier ein Tip: Sie werden oft nach einem halben oder ganzen Tag erst einschät­zen können, ob es notwen­dig und sinn­voll ist, mehr Zeit zu inves­tie­ren. Verein­ba­ren Sie mit dem Mode­ra­tor eine flexi­ble Lösung dazu.

Werkzeuge und Methoden

Für die krea­tive Lösung eines komple­xen Problems brau­chen die Teil­neh­me­rin­nen vorab ein gutes Verständ­nis von Problem und Situa­tion. Ist das nicht vorhan­den, sollten vor dem  Problem­lösungs­workshop die ersten Schritte des „Crea­tive Problem Solving Proces­ses” nach Procter oder des Design Thin­king durch­lau­fen werden. Am besten nicht stur und linear sondern nach agilen Prinzipien.

Im eigent­li­chen Work­shop, der Lösungs­su­che und ‑bewer­tung, stellt sich die Frage nach den rich­ti­gen Metho­den zur Ideenfindung.

Noch immer setzen Orga­ni­sa­tio­nen und Mode­ra­to­rin­nen auf tradi­tio­nelle, schwach struk­tu­rierte Kreativitäts­methoden. Obwohl bekannt ist, dass diese teils schlech­tere Ergeb­nisse liefern als ganz triviale Abfragen.

Wenn die Ideen­fin­dung mit klas­si­schen Kreativitäts­techniken doch manch­mal funk­tio­niert hat das zwei Gründe:

  • Eine Gruppe von Menschen, die sich einen halben oder ganzen Tag mit einem Problem befasst, wird immer einige Lösun­gen finden. Selbst ganz ohne Methode und ohne Moderator/​in.
  • Ein Mode­ra­tor, der Menschen in eine posi­tive Stim­mung verset­zen und auf ein Thema konzen­trie­ren kann, wird über den ersten Punkt hinaus einen Mehr­wert bringen; im Sinne von mehr und besse­ren Ideen.

Die Methode des erfin­de­ri­schen Denkens, die ASIT-Methode hat gegen­über den alten Metho­den wesent­li­che Vorteile. Der wichtigste:

Diverse Unter­su­chun­gen zeigen, dass Anwen­der – bei glei­chem Aufwand – mit der ASIT-Methode viermal soviele hoch­wer­tige Lösun­gen finden als mit Brain­stor­ming oder anderen tradi­tio­nel­len Kreativitätsmethoden.

Fast ebenso wichtig ist:

Die inter­es­san­ten Lösun­gen, die im ASIT-Work­shop schon sehr früh entste­hen, erzeu­gen bei den Teilnehmer/​innen eine posi­tive Stim­mung, Neugierde und Forscher­drang. Was wiederum weitere krea­tive Ideen und Lösun­gen nach sich zieht.

Der Erfolg der Problem­lö­sung mit ASIT hängt nicht von unter­halt­sa­men Profi-Mode­ra­to­ren ab. ASIT-trai­nierte Teams errei­chen ihn eigen­stän­dig und eigenmotiviert.