Problemlösungsworkshops vorbereiten und durchführen

Einführung

Workshops unterscheiden sich von Besprechungen durch die Zusammenarbeit, den strukturierten Ablauf und die professionelle Moderation.

Ein Problem ist definiert, als Zustand, der von einem gewünschten Soll-Zustand abweicht. Wobei es nicht trivial ist, den Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu überführen.

Dementsprechend suchen Organisatoren und Teilnehmer in einem Problemlösungsworkshop kreative Wege, die Hürden auf dem Weg zum Ziel, dem Sollzustand, zu überwinden.

Der zentrale Teil eines kreativen Problemlösungsworkshops ist die Ideen- oder Lösungssuche. Traditionell wurden hier die klassischen Kreativitätstechniken, wie Brainstorming oder die 6–3‑5-Methode, genutzt. Heute setzen professionelle Teams dazu eher auf die Prinzipien des erfinderischen Denkens (wie TRIZ oder die ASIT-Methode) – auch in Kombination mit Prozessen wie Design Thinking.

Anlässe und Gründe

• Ein „Problem drängt sich auf”, mitunter wiederkehrend. Zum Beispiel stört es die Abläufe in der Organisation – oder die Akzeptanz ihrer Produkte und Leistungen.
• Die Suche nach den Ursachen des Problems (Root-Cause-Analyse) führt nicht zu klaren Ergebnissen – und schon gar nicht zu umsetzbaren Lösungen.
• Gefundene Lösungen sind zu aufwändig, zu teuer oder haben unerwünschte Nebenwirkungen.
• Anlässe können auch proaktiv sein. Zum Beispiel möchte die Organisation ein drängendes Problem ihrer Kunden innovativ lösen. Die Lösung kann zu einem innovativen Produkt oder einer innovativen Leistung führen, mit Wettbewerbsvorteilen und Ertragschancen.

Der Problemlösungsprozess

Meist steht der Problemlösungsworkshop nicht auf eigenen Beinen – sondern ist Teil eines Prozesses, einer Abfolge von Schritten, die zur Lösung eines Problems führen soll.

Beispielsweise gliedert der englische Professor Tony Proctor den Prozess der kreativen Problemlösung in 6 Schritte:

1. Zielfindung – definiere das Problemfeld
2. Fakten finden – sammle Informationen über das Problem
3. Probleme finden – definiere das Problem sinnvoll
4. Ideen finden – erzeuge mögliche Lösungen für das Problem
5. Lösungsfindung – prüfe Lösungen und wähle aus
6. Akzeptanzfindung – implementiere ausgewählte Ideen

In Zeiten von Agile, Scrum & Co. bevorzugen wir einen mehr adaptiven und „iterativ-inkrementellen” Prozess. Das bedeutet einerseits: welche der Schritte im Einzelfall abgearbeitet werden, hängt von Situation und Aufgabe ab (adaptiv). Und das wir nicht linear vorgehen, in Schritten, von denen einer abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Beginnt. Sondern dass wir versuchen, möglichst schnell test- oder verwertbare Ergebnisse zu erzeugen, die dann in Feedback-Schleifen verworfen oder weiter entwickelt werden (iterativ-inkrementell).

Falls Sie mit Design Thinking (DT) vertraut sind, fallen Ihnen die Ähnlichkeiten zu Proctors Prozess auf. Beim Design Thinking heißen die Etappen: Emphasize, Define, Ideate, Prototype, Test, Implement. Sie werden als geschlossener Kreis dargestellt, als Zyklus des Machens, Lernens und Verbesserns.

Problemlösungsprozesse wie der von Proctor oder das Design Thinking können nützlich sein. Sie wollen allerdings flexibel genutzt werden. Entscheiden Sie selbst, in welcher Etappe Sie einsteigen und mit welcher Etappe Sie den Prozess beenden und etwas anderes machen. Selbst Denken schlägt blindes Befolgen des Prozesses.

Themenbeispiele

Kreative Lösungen für technische Probleme

• Ausschuss in einem Fertigungsprozess verringern 
• Anlagenstillstände durch technische Störungen reduzieren und verkürzen
• Reklamationen aufgrund technischer Mängel eines Produkts beseitigen
• Den hohen Energieverbrauch eines chemischen Prozesses verringern

Lösungsfindung für organisatorische Probleme

• Wartezeiten für Besucher einer Behörde reduzieren
• Hohe Fehlerquote bei der Erfassung und Bearbeitung von Kundenverträgen beseitigen
• Effizienz im technischen Aussen- und Kundendienst steigern

Kreative Problemlösungen für soziale oder politische Probleme

• Anteil an Schulabbrüchen reduzieren 
• Bekanntheit einer Kandidatin im Wahlbezirk steigern
• Radikalisierung von Jugendlichen in einem Stadtteil verhindern

Rollen und Aufgaben

Für den Erfolg der Veranstaltung spielen die Organisatorinnen die wichtigste Rolle. Sie sorgen dafür, dass 

• Thema und Ziele klar sind, 
• die richtigen Teilnehmer ausgewählt, informiert und eingeladen sind, 
• ein kompetenter Moderator gebucht ist – und dass
• Räumlichkeiten, Verpflegung und Veranstaltungstechnik für den Workshop-Tag reserviert und vorbereitet sind.

Mit Beginn der Workshopvorbereitung sind Auftraggeber und andere Interessenten ins Boot zu holen. Dabei achten Organisatoren und Moderator darauf, dass die Ziele qualitativ und quantitativ möglichst klar beschrieben werden. 

Mitunter ist ein eigener Workshop mit den Stakeholdern sinnvoll. Darin werden sie über Ziele und Inhalte des Problemlösungsworkshops informiert. Dann werden ihre erfragt und diskutiert.

Reden wir über die Teilnehmer/innen. Eine Frage ist, wie viele Personen am Innovationsworkshop teilnehmen sollen. Beim häufigsten Format, der Kleingruppenarbeit mit einem Moderator, lautet die Daumenregel:

Gearbeitet wird in kleinen Gruppen von 3 bis 6 Teilnehmern. Ein Moderator eine Moderatorin kann 2 bis 3 Kleingruppen parallel betreuen.

Alle Teilnehmer müssen das Thema (zum Beispiel die bestehende Lösung und ihre Anwendung) verstehen, aus Experten- oder Anwenderperspektive. Sie müssen mitreden können.

Und noch eine weitere:

Je praktischer, lebensnäher das Thema ist, umso höher soll der Anteil an Nicht-Experten sein.

Gerade technische Organisationen bleiben bei der Lösungsentwicklung gerne unter sich. Als Moderatoren schauen wir zu, dass unter den Teilnehmer/innen auch einige „Exoten” und „diverse” Personen sind.

Bleibt der Moderator oder die Moderatorin. In größeren Organisationen stehen oft interne, geschulte Moderatoren zur Verfügung, mittlere und kleinere sind für eine professionelle Moderation auf externe angewiesen.

Die Organisationen mit eigenen Moderatoren fragen sich gelegentlich, ob für einen Workshop nicht doch eine externe Moderatorin gebucht werden sollte. Das empfiehlt sich besonders, wenn breite Erfahrung größere Vorteile hat als das tiefere Fachwissen interner Moderatorinnen.

Manche Moderatoren behaupten, dass es nicht nötig sei, das Workshopthema zu verstehen. Das ist Unsinn. Um einen Problemlösungsworkshop effektiv zu moderieren, benötigt der Moderator wenigstens ein Verständnis der Themen auf Wikipedia-/Youtube-Niveau.

Dauer und Umfang

Neunzig Prozent unserer Veranstaltungen dauern zwischen einem halben und zwei Tagen, der größte Teil einen Tag.

Bei Online-Workshops teilen wir die Gesamtzeit gerne in 2‑Stunden-Blöcke und mehrere Tage auf. Ein produktiver Online-Problemlösungsworkshop ist harte geistige Arbeit, die länger als zwei Stunden kaum durchzuhalten ist.

Verschiedene Faktoren beeinflussen den Zeitbedarf:

• Die Such-Strategie: Suchen wir nach der optimalen Lösung für das Problem (Maximizing-Strategie) – oder stoppen wir, wenn wir eine Lösung haben, die vorher definierte Anforderungen erfüllt (Satisficing-Strategie).
• Wie komplex ist das Thema? Wie komplex die Situation, in der die Lösung funktionieren soll?
• Wie hoch ist das Zeitbudget? Wieviel Zeit und Ressourcen will der Veranstalter in das Thema investieren? Hier ein Tip: Sie werden oft nach einem halben oder ganzen Tag erst einschätzen können, ob es notwendig und sinnvoll ist, mehr Zeit zu investieren. Vereinbaren Sie mit dem Moderator eine flexible Lösung dazu.

Werkzeuge und Methoden

Für die kreative Lösung eines komplexen Problems brauchen die Teilnehmerinnen vorab ein gutes Verständnis von Problem und Situation. Ist das nicht vorhanden, sollten vor dem Problemlösungsworkshop die ersten Schritte des „Creative Problem Solving Processes” nach Procter oder des Design Thinking durchlaufen werden. Am besten nicht stur und linear sondern nach agilen Prinzipien.

Im eigentlichen Workshop, der Lösungssuche und ‑bewertung, stellt sich die Frage nach den richtigen Methoden zur Ideenfindung.

Noch immer setzen Organisationen und Moderatorinnen auf traditionelle, schwach strukturierte Kreativitätsmethoden. Obwohl bekannt ist, dass diese teils schlechtere Ergebnisse liefern als ganz triviale Abfragen.

Wenn die Ideenfindung mit klassischen Kreativitätstechniken doch manchmal funktioniert hat das zwei Gründe:

• Eine Gruppe von Menschen, die sich einen halben oder ganzen Tag mit einem Problem befasst, wird immer einige Lösungen finden. Selbst ganz ohne Methode und ohne Moderator/in.
• Ein Moderator, der Menschen in eine positive Stimmung versetzen und auf ein Thema konzentrieren kann, wird über den ersten Punkt hinaus einen Mehrwert bringen; im Sinne von mehr und besseren Ideen.

Die Methode des erfinderischen Denkens, die ASIT-Methode hat gegenüber den alten Methoden wesentliche Vorteile. Der wichtigste:

Diverse Untersuchungen zeigen, dass Anwender – bei gleichem Aufwand – mit der ASIT-Methode viermal soviele hochwertige Lösungen finden als mit Brainstorming oder anderen traditionellen Kreativitätsmethoden.

Fast ebenso wichtig ist:

Die interessanten Lösungen, die im ASIT-Problemlösungsworkshop schon sehr früh entstehen, erzeugen bei den Teilnehmer/innen eine positive Stimmung, Neugierde und Forscherdrang. Was wiederum weitere kreative Ideen und Lösungen nach sich zieht.

Der Erfolg der Problemlösung mit ASIT hängt nicht von unterhaltsamen Profi-Moderatoren ab. ASIT-trainierte Teams erreichen ihn eigenständig und eigenmotiviert.